Een gure winteravond in februari, maar ze zijn er, de leden van het bestuur. In de Malburcht hebben zij hun intrek genomen in een kamer van drie bij vier meter, met kale wanden, koude stoelen en een lange tafel.
Drie heren rond de tafel en drie lege stoelen. Nee, geen lege tafel, voor de bestuursleden liggen er papieren, het verslag van de vorige bijeenkomst. Nog geen koffie zelfs.
Ik schuif aan met de opdracht een interview af te nemen met het oog op het werven van bestuursleden. Ik kijk het even aan en laat hen rustig de actielijst van de vorige vergadering afwerken.
“Daar wordt aan gewerkt.”
“Dit loopt nog niet zoals we het willen.”
“Dit is afgewerkt.”
“Jammer, dat zij verhinderd is, nou dan schuiven haar actiepunten door….”
Ze overleggen over de relatie met leveranciers van kleding en shuttles, over opties voor de trainers, over de agenda van de ALV op 18 mei, over gewenste draaiboeken voor de competitieleiders van regio en bond, over hun omgaan met de afspraken: Doe het nu! Die houding werkt. Ja, en over … en over …
Ron en Sven vullen elkaar aan en Jan, die ik ken als de eeuwige adviseur van het bestuur, maakt aantekeningen, want de secretaris moet het wegens ziekte ook vanavond laten afweten. “Eigenlijk hoor ik hier niet meer,” zegt Jan, “maar ze willen me nog niet kwijt en nu ben ik even stand-in voor de secretaris.”
De vergadering verloopt zakelijk-gezellig, rustig over en weer, de voorgenomen acties worden vastgelegd en de afspraken worden gecontroleerd.
Dan vertelt Ron waarom hij mij gevraagd heeft. “We zijn enthousiast, maar we hebben eigenlijk handjes te kort. Eigenlijk zouden we als bestuur een positieve wending willen maken en gericht met beleid bezig zijn. Ons doel is: het plezier van de spelers mogelijk te maken en te stimuleren. We worden als bestuursleden nu te veel in beslag genomen door de dagelijkse sores om alles draaiende te houden en problemen op te lossen. Natuurlijk blijven er in een levende vereniging altijd vragen/problemen komen die om een oplossing vragen. Daar zijn we ook voor, maar doordat die vragen altijd gisteren om een antwoord vragen, komen we niet toe aan echt beleid maken voor de langere termijn. Wij moeten nu te veel ad-hoc bezig zijn.”
“Ja,” zegt Sven, wij vergaderen heel erg praktisch, eens per maand een tot anderhalf uur maximaal. Tussendoor hebben we wel contacten per mail of dergelijke. Het is belangrijk dat iedereen doet wat zij of hij op zich heeft genomen. Met meer mensen vergader je misschien langer, maar met meerdere meningen zullen we ook tot betere besluiten komen.”
Het is duidelijk dat de twee aanwezige bestuursleden een dringend beroep doen op de andere leden van de club. Ze zoeken mensen die willen meedenken en meepraten, een kleine of grotere taak op zich nemen en die dan ook uitvoeren. Ze nodigen je uit om aan te schuiven en precies je specifieke of algemene kwaliteiten in te zetten.
“Wij besturen niet,” vervolgt Ron. “We moeten nu te veel zelf ad-hoc acties oppakken. Daardoor komen we niet toe aan het ‘richting geven aan de vereniging’ wat toch de taak van het bestuur is. Dat willen we ook. We willen ervoor zorgen dat de vereniging BECA2000 ook in de toekomst geborgd is.
Daarvoor moeten we de vraag beantwoorden: waar willen we dat BECA over vijf jaar staat. We willen een plan maken waaruit blijkt hoe we onszelf als vereniging willen positioneren, wat betreft de media, de sponsoring, de bond. Daarvoor hebben we nu geen tijd.”
Ik stel de vraag wat zij verwachten van mensen die zich wel willen melden? Het antwoord komt terughoudend en helder tegelijk.
“Het gaat ons om mensen die zich gewoon willen inzetten voor de club. Leden die hun betrokkenheid willen vergroten door een taak voor het geheel op te pakken. Daarbij gaat het er vooral om dat zij dàt willen doen waar ze zich lekker bij voelen. Of een taak waarin ze zich willen bekwamen. Het gaat erom dat ze met plezier maandelijks willen aanschuiven en hun eigen verantwoordelijk willen dragen, al is het maar in een kleine taak.”
Als ik doorvraag, blijkt wel dat er bijvoorbeeld behoefte is aan iemand die de zorg voor de sponsoring op zich wil nemen.
Ook zou het fijn zijn als er een paar mensen zouden willen helpen om een beleidsplan te maken. Die mensen – die dat misschien binnen hun werk ook doen – zullen vooruit kunnen denken en zich een paar jaar aan het bestuur willen verbinden om zo’n beleidsplan op te zetten. Het gaat dan om zaken die eerder genoemd zijn, maar ook over: speerpunten van de club, criteria voor de indeling van leden in de competities (ervaring of groeimogelijkheid) en dergelijke niet zo concrete vragen.
Ja, ze zouden ook graag rond Peter Beckker een paar mensen hebben die samen een communicatie-team vormen, waarbij iemand bijvoorbeeld zich verdiept in wet- en regelgeving rond privacy, iemand die het gebruik van sociale media voor BECA kan versterken, iemand die de pers kan bestoken met interessante verhalen over wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging.
“Je vraagt nogal wat kwaliteiten,” merk ik prikkelend op. Ron en Sven komen gelijk in beweging. De grootste kwaliteit die we van mensen verwachten is, dat ze meedoen aan de levende discussie die er dan in het bestuur kan zijn, dat ze initiatieven nemen om de vereniging een stap verder te brengen. Vooral moeten de leden weten, dat ze eerst gewoon een tijdje kunnen meelopen om te leren. Dan komt er vanzelf wel een taak op hun pad, waar ze zelf ‘ja’ tegen kunnen zeggen. Wel verwachten we dat iemand die een taak op zich neemt, zich daar ook verantwoordelijk voor voelt. We kijken altijd wat iemand kan oppakken.
“Als bestuurslid willen we andere leden ook enthousiast maken,” zegt Ron. “We willen af van de cultuur, dat we denken: je betaalt als lid en je bent daardoor consument/klant van de vereniging. Wij willen naar een clubcultuur waarbij de betrokkenheid op elkaar en de vereniging sterker wordt. Dat blijkt ook regelmatig dat mensen elkaar willen leren kennen, dat maakt het spel ook leuk.”
De huidige bestuursleden merken dat er veel leden zijn die ook buiten ‘het badmintonnen’ plezier met elkaar willen maken. Samen naar een restaurant, behoefte aan een eigen kantine, onderlinge contacten via de Whatsapp.
Een slogan klinkt: ‘Met z’n allen kom je ergens’.
Dan stel ik mijn laatste vraag: “Wat bieden jullie aan nieuwe bestuursleden?” En met een kwinkslag merk ik op, dat ze niet eens koffie aanbieden 😊 Onmiddellijk volgen excuses en Jan staat op en even later draagt hij drie warme kopjes koffie binnen.
“Wat we bieden?” Sven en Ron reageren bijna om beurten:
- een gezellige plek voor het vergaderen,
- betrokkenheid op elkaar,
- mogelijkheid om eigen initiatief te tonen,
- mogelijkheid om sturing te geven aan de vereniging,
- een team dat graag samenwerkt.
Rons voegt er enthousiast aan toe: “Ik heb heel veel geleerd in deze vijf jaren. Het bestuurswerk brengt mij heel veel door de interactie die ik heb met de mensen; met veel plezier werk ik hieraan.”
Jan wijst op de manier waarop het bestuur wil werken: als een team, waarin men elkaar respecteert, met elkaar kritisch is en tegelijk elkaar iets ‘gunt’; het gaat erom dat er een sfeer is van: ik ‘mag’ jou.
Wie naar aanleiding van dit interview in gewetensnood zit of om andere reden wil praten, kan terecht bij:
R. Fokker: penningmeester@beca2000.nl, voorzitter@beca2000.nl of ledenadministratie@beca2000.nl
M. Hut: secretariaat@beca2000.nl
S. Karsenbarg: s.karsenbarg@hotmail.com